Para gerir um negócio de uma forma eficaz, utilize o 5W2H e dá para usar até mesmo numa planilha.
Por mais que o nome seja diferente, a realidade é que se trata de uma ferramenta simples de aplicar e fácil de entender.
O segredo é descobrir que esse tipo de instrumento serve para negócios de todos os tamanhos possíveis. Sendo assim, também aproxima das suas metas, por isso é uma ferramenta muito importante ser utilizada.
A proposta deste artigo é ensinar como construir uma tabela 5W2H e possibilitar que dê para solucionar os problemas. Dessa forma, confira todas as informações para você conseguir cumprir com as metas estabelecidas.
O que é a Metodologia 5W2H?
Primeiramente, o 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada, podendo ser utilizada no seu planeamento estratégico. Portanto, deve partir de uma meta e faz toda a parte de organização das ações, não é mesmo!?
Vale lembrar que determina o que é realizado para alcançar e alguns pontos devem ser trabalhados: por qual razão, quem irá realizar, como será feito, quando acontecerá e inclui o custo que será incluído nisso.
Pode ser utilizada numa tabela ou planilha e o ideal é que seja utilizado nos principais projetos de avaliação. Em seguida, resta apenas acompanhar e ter condição de garantir que as tarefas sejam executadas corretamente.
O que significa cada uma das letras que compõem a metodologia 5W2H?
Agora que já sabe o que é o 5W2H, concorda ser fundamental saber o que cada letra significa!? Pois é, o segredo principal é ter atenção nessa questão e abaixo vou-lhe trazer o significado de cada expressão.
O que deve ser feito? (WHAT)
É fundamental saber, a hora da identificação e descrição do problema de maneira adequada. Ao mesmo tempo, é preciso entender qual a gravidade dessa problemática e como varia durante o ano de operação.
Lembre-se que as definições operacionais devem ser claras e precisa saber disso, incluindo a identificação do sistema operacional. Ou seja, descubra se a mensuração de resultados é boa e saiba qual a meta a ser alcançada.
Por que esta ação deve ser realizada? (WHY)
O outro passo é entender a razão para que tal atividade seja realizada e incluindo a explicação conhecida que contribua com essa solução do problema, sendo importante que declare e saiba o que deve ser feito.
É fundamental delimitar essas razões e entender as que justificam as razões para que a meta seja proposta. Essa é a segunda letra do 5W2H e o mais interessante é prestar atenção na relevância que essa etapa tem.
Quem deve realizar a ação? (WHO)
Em primeiro lugar, já sabe todos os agentes associados a esse problema em questão. Logo após, é preciso entender as principais queixas que os clientes têm e descobrir as dificuldades que os operadores têm.
O próximo passo é definir o responsável por cada ação e sempre relacionar com a meta estabelecida. Lembre-se disso e a tendência natural é que tenha condição de aproveitar essa etapa do 5W2H.
Onde a ação deve ser executada? (WHERE)
Imagine que definiu um processo para resolver um problema, mas qual a localização dele? Caso não saiba, basta ter uma folha de verificação da localização e saiba que pode ajudar-lhe em mais essa questão.
A partir desse tipo de diagnóstico, fica melhor dimensionar em qual setor da empresa é que esse problema será enfrentado. Do mesmo modo, essa parte é crucial para você passar para os outros passos.
Quando a ação deve ser realizada? (WHEN)
Trata-se da etapa, que também é conhecida como “quando será feita”, e o ideal é lembrar-se da determinação do prazo para que cada uma das tarefas seja realizada. O ideal é considerar a duração de cada uma e ter todas as informações anotadas.
Um bom cronograma de ações, como já deve ser utilizado, é uma excelente ferramenta para ser utilizada como apoio. Pois é, essa vantagem é adequada e tem total condição de realizar cada ação em questão.
Como deve ser realizada a ação? (HOW)
Quase tudo foi definido nas etapas citadas acima, porém é essencial que a estratégia em prática seja aplicada. No entanto, é primordial entrar em todos os detalhes e entender como cada etapa deve ser realizada.
É fundamental ter estabelecido um plano individual para que cada ação necessária possa ser realizada. A meta traçada desde o início deve passar por várias tarefas, para que o processo aconteça, e o ideal é não pular essa etapa.
Quanto será o custo da ação a realizar? (HOW MUCH)
De modo a finalizar a explicação sobre cada letra, é necessário saber os custos inclusos nesse processo. Com esse fato, a realidade financeira deve estar alinhada ao que o processo demanda.
Procure olhar para o lado financeiro e não se esquecer da definição de um orçamento com boa viabilidade financeira, em busca da meta criada. Tudo depende da capacidade para conseguir, mas pode ser primordial realizar modificações nos prazos e incluindo as próprias ações.
É fundamental ter estabelecido um plano individual para que cada ação necessária possa ser realizada. A meta traçada desde o início deve passar por várias tarefas, para que o processo aconteça, e o ideal é não pular essa etapa.
Para que serve a ferramenta 5w2h?
A 5W2H é adequada para gerir qualquer tipo de projeto e em vários nichos, afinal pode ser aplicado em tudo. Seja para fazer um bolo ou operar o coração de uma pessoa, fato é que essa metodologia faz diferença para todos.
Conheça 5 Vantagens para implementar no seu negócio
Agora que já sabe o que é 5W2H e o significado de cada letra, é preciso entender as vantagens de implementar. Eu posso citar pelo menos dez, porém vou resumir em cinco a confira quais são elas:
- O 5W2H ajuda a montar planos de ação – Certamente que é a vantagem inicial e faz com que os planos possam ser aplicados.
- A ferramenta 5W2H pode ser aplicada em qualquer negócio – Dá para aplicar em qualquer nicho ou mesmo ramo em questão.
- Melhora a gestão de projetos e tarefas – Definitivamente que cada tarefa pode ser melhorada e otimizada por meio desse uso.
- Ajuda a garantir que prazos sejam cumpridos – Se um cronograma for criado corretamente, o 5W2H possibilita que seja cumprido.
- O 5W2H permite previsibilidade de erros – Cada erro pode ser previsto e tem total condição de prever o que vai acontecer.
Para concluir a parte das vantagens, a realidade é que o gestor pode senti-las logo em seguida. Entretanto, o ideal é entender como o 5W2H funciona na prática e o detalhe é prestar atenção nesse detalhe.
Exemplo de 5W2H
Para você descobrir o que é o 5W2H, eu vou precisar voltar a falar sobre o significado de cada letra. Para facilitar o entendimento, vou dar-lhe um exemplo sobre a escrita de um artigo para um site de emagrecimento:
O que deve ser feito? (WHAT)
Escrever um texto que mostre como perder peso, mas usando a dieta Low Carb como fonte principal do cardápio.
Por que esta ação deve ser realizada? (WHY)
O site vende ebooks sobre dietas e deseja mostrar as vantagens da dieta Low Carb.
Quem deve realizar a ação? (WHO)
O responsável será um freelancer contratado pela Workana.
Onde a ação deve ser executada? (WHERE)
A ação será escrita diretamente no WordPress e eu passarei a senha para que o redator escreva.
Quando a ação deve ser realizada? (WHEN)
A ação deve ser realizada dentro de três dias, pois o texto tem apenas 800 palavras.
Como deve ser realizada a ação? (HOW)
O processo consiste em realizar uma pesquisa, escrever o texto e enviar um relatório de plágio do Copy Spider.
Quanto será o custo da ação a realizar? (HOW MUCH)
O custo ficará em 80€, já com as taxas inclusas e o uso das imagens também.
Conclusão: Você está Pronto para Usar a Ferramenta 5W2H?
Por fim, eu preciso concluir o assunto e mostrar que está preparado para usar a metodologia 5W2H. Nesse cenário, imagino que esteja em dúvida e pensa que o processo é complicado, não é mesmo!?
Quero encorajar-lhe para colocar em prática, porque a função da teoria é justamente para orientar a parte de ação. Em resumo, é crucial que prove os resultados e não duvide nunca da sua capacidade.
É fundamental que a ferramenta 5W2H seja utilizada e a melhor alternativa é colocá-la em prática. No final das contas, o mais importante é usar em todos os campos da sua vida e acredite: a diferença é muito grande.
